Telekonferensi kini telah menjadi pendekatan komunikasi penting untuk membantu perusahaan melakukan pertemuan dan menghemat waktu dan uang. Telekonferensi terdiri dari konferensi audio, konferensi situs web, dan konferensi video antar individu.
Apapun sebutannya, dalam sebuah bisnis, telekonferensi tetap menjadi alat yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan bisnis kecil-kecilan. Pada akhirnya, hal ini tetap memiliki unsur formalitas. Selain itu, mungkin ada orang yang merasa tidak nyaman dengan keseluruhan rangkaian percakapan melalui mesin atau visual di layar, daripada melalui manusia berdarah dan daging.
Hal ini mungkin mengakibatkan sejumlah tekanan pada individu. Jadi, apa yang dapat Anda lakukan untuk membuat telekonferensi menjadi pengalaman praktis yang memuaskan, dan menjadikannya lebih individual dan santai bagi semua pihak yang terlibat?
Pada artikel ini ada beberapa pendekatan yang dapat dimanfaatkan.
REVVING UP: Telepon konferensi hanyalah sebuah pertemuan tambahan, hanya saja ia menggunakan teknik tambahan. Saat Anda menyadari hal ini, Anda dapat mengatur kesederhanaan para peserta, dengan menerapkan semua standar perencanaan dan etiket pertemuan yang baik.
Jika ada acara konferensi atau agenda tertentu, pastikan semua anggota mengetahui jalannya konferensi dengan baik. Periksa dengan anggota apakah mereka memiliki catatan pertemuan penting dan hari utama, waktu. Hal ini akan membantu meringankan suasana karena para peserta akan mendapatkan sensasi bahwa kontak konferensi hanyalah pertemuan yang berbeda, dan bukan wajah biasa dan resmi dengan teknologi.
Ingatlah untuk mengirimkan produk terlebih dahulu. Ini mungkin mencakup hal-hal seperti desain solusi, laporan, matriks analisis, penampang, atau visual lainnya. Seringkali dalam konferensi video, materi mungkin ditampilkan di monitor tetapi seringkali sulit dibaca kecuali peserta memiliki dokumen cetak untuk referensi. Jadi pastikan semua anggota memiliki duplikat yang sulit di tangan. Ini akan memperlancar jalan bagi semua individu dalam telekonferensi.
MANIS DAN Lugas: Gunakan alternatif telekonferensi paling sederhana untuk konferensi. Ada beragam pilihan telekonferensi di luar sana, namun banyak di antaranya yang sangat canggih. Cocokkan solusi yang tepat dengan kebutuhan konferensi. Hal ini tidak hanya akan meminimalkan biaya dan mempertahankan efektivitas, namun juga tidak akan menciptakan persepsi kekaguman di antara peserta, atau membuat mereka bingung dengan kompleksitasnya.
Jika solusi telekonferensi mudah digunakan dan ramah konsumen, hal ini akan sangat membantu dalam memberikan pengalaman yang sederhana bagi anggota. Menggunakan aplikasi konferensi yang mudah tidak hanya bermanfaat dalam hal penyiapan dan persiapan, tetapi juga akan memberikan tingkat kenyamanan dan keakraban yang signifikan bagi pembeli, membuat prosesnya terasa jauh lebih bermanfaat, informal, dan pribadi.
Kualitas bagus Masalah: Pastikan bahwa meskipun solusi telekonferensi yang Anda pilih sangat sederhana dan murah, namun tetap bagus! Tidak boleh ada kompromi sama sekali terhadap kualitas terbaik. Bayangkan apa jadinya jika anggota tidak mampu memahami apa yang sedang dijelaskan! Hal ini tidak hanya akan membuat mereka tegang dan keseluruhan konferensi akan sia-sia. Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan telepon genggam, sebagai pengganti telepon seluler atau telepon speaker.
Satu UNTUK SEMUA: Pastikan perangkat telekonferensi yang Anda gunakan mencakup semua anggota. Hal ini akan memberikan sentuhan tersendiri dan membuat seluruh peserta merasa tidak terpinggirkan oleh inovasi teknologi.
Gunakan presentasi PowerPoint, bagikan aplikasi dengan peserta, dan aktifkan obrolan dalam jumlah besar dengan kemungkinan untuk bertanya dan merespons sesi antara peserta dan mengenai pemimpin dan anggota. Ingatlah bahwa percakapan audio akan membuat dialog menjadi lebih hidup, personal, dan menarik.
MODERASI Diperlukan: Pastikan benar-benar ada moderator di seluruh telekonferensi. Moderator ini dapat berasal dari bisnis atau bahkan dari agensi yang menyampaikan resolusi telekonferensi.
Hal ini akan langsung membuat individu merasakan kesederhanaan dan memberikan kontak pribadi pada telekonferensi, terutama karena peserta akan merasakan ada orang lain di sekitar yang dapat langsung merujuk pada kebutuhan dan pertanyaan mereka. Seorang moderator juga dapat mencegah kekacauan dalam telekonferensi dan membuat kontributor merasa lebih sederhana.
Tahap penting yang perlu diingat adalah bahwa meskipun telekonferensi merupakan situasi yang relatif formal dan memerlukan persiapan terlebih dahulu agar dapat berguna, telekonferensi bersifat informal untuk mendorong partisipasi dan pertukaran saran. Jadi dengan mengingat poin-poin berikut, telekonferensi dapat berkembang menjadi pertemuan yang santai dan personal. Yang diperlukan hanyalah sedikit kerja dan persiapan, yang akan menghasilkan keuntungan paling banyak.